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見直すべきダメな会議3選

大企業から中小企業・ベンチャーの新規事業開発を支援する村井庸介が、それぞれの企業で見てきた問題解決の視点について解説していきます。

この記事ではクラフトビール会社の新規事業で年商1億円を達成してから1.5倍2倍へと成長させてきたその実践的なノウハウを紹介しています。
またコンサルティング会社として新規事業の立ち上げをサポートした、または大手の会社とのお仕事から培ってきた経験をお届けしています。

今回は無駄な時間を生み出す「ダメな会議3選」について解説していきます。

見直すべきダメな会議3選

【村井 庸介(むらい ようすけ)】大学卒業後は株式会社野村総合研究所に入社し、通信業・製造業の新規事業開発などの経営コンサルティングに携わる。その後、リクルート、グリー、日本アイ・ビー・エムなどで、法人営業・戦略計画・人事の仕事を歴任。2015年からはメガネスーパーでの事業開発・提携を通じて同社の黒字化・再生に貢献。独立後は、転職経験を活かし、自ら出資した企業複数社で取締役として経営、大手企業向け新規事業、中小企業の経営者向けコンサルタントの3本を主な活動の柱としている。出資したアウグスビールでは、新規事業子会社を立上げ、「クラフトビール工場(マイクロブルワリー)」の立上げから運用まで一気通貫で支援するサービスを提供開始した。広告予算を使わない広報による「ゼロ円集客」で1000万円商材の販売の仕組み化に成功している。

新規事業を立ち上げる時、既存事業の「余白作り」が大切だと他の記事でも解説してきました。
業務を見直していくときに無駄な業務を辞めていく、減らしていく事で「余白」を作れると解説しました。

この無駄な業務になりやすいのが「無駄な会議」です。
辞めた方が良いダメな会議の見分け方について今から解説します。

無駄な業務を減らすことで仕事の効率化や時間の有効活用が出来る方になるので是非活用してみてください。

目的が決まっていない会議はダメ

会議の目的が定められていないものはダメです。
会議には主に3つの目的があります。

「何かを決める」「情報の共有」「アイデアのたなおろし」です。
それぞれに適した時間というものも存在します。

しかし、目的が習慣化・惰性化してしまうと本来の目的を見失いがちになります。
そうなると時間を無駄にしてしまうので、目的が決まっていない会議や目的の見えない会議を見直したりやめたりすることが必要になってきます。

議事録が無く決定事項が曖昧な会議はダメ

会議でいいアイデアが浮かんだ時や、すごくいい意見が出てきても
「いいアイデアが出た、じゃあ今日はここまで」
と終わってしまったり、そもそもなんでそのアイデアが出たか経緯を忘れてしまうという事がよくあります。

せっかくいい会議になっても、その内容は記録に残しておかないと1週間もすれば誰でも忘れてしまいます。
また、その場にいなかった人は記録が無いと内容を把握できません。

決まった背景を強共有できるようにしないと結果的に理解が深まらないのです。
こうならない為にもしっかりと「議事録」に残しておくという事が大切です。

また、会議で決まったことは「誰が何をするのか」「期日が決められているのか」を確認して共有してきましょう。
前回の議事録を見たとき本当に各社員が会議で決まった内容を期日までに出来ているのかという事を確認するという事も必ず行いましょう。

副業をしているような会議はダメ

会議をしているときに他の部署から連絡が来てそちらの対応をしてしまうという事があるかもしれません。
しかし、会議中に他の仕事をしていると「あれ、なんの会議をしていったっけ」と分からなくなってしまいます。

せっかくいい会議をしていても「会議以外の仕事」をしてしまうと非常に生産性の低い会議になってしまいます。
「会議の時は会議に集中する」という事を意識してきましょう。

私が以前勤めていたリクルートという会社では「お客様からどんなに電話がかかってきても会議中は絶対でるな」という事が徹底されていました。
会議に集中して決められないと最終的にお客様に迷惑がかかるので会議には集中すべきだという事です。

もしも緊急ですぐに電話に出なければいけないというときは
「緊急の時、私が電話に出ないときはコチラに掛けてください」
という予防線を張っておいてください。

会議に集中できる環境を予め作って置くという事が非常に大切です。

ダメな会議3選まとめ

本日はダメな会議3選を紹介しました。

・目的をしっかりと定めておくこと
・議事録、決定事項を明記する
・会議に集中する

 

この3つを見直すことで無駄な会議というものを減らすことが出来ます。
これらを意識して会議の生産性を上げていきましょう。

是非参考にしてみてください。

 

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